Fünf CRM-Felder, die Sie morgen löschen sollten

Die meisten B2B-Sales-Teams sammeln mehr CRM-Daten, als sie je nutzen. Deshalb ist es Zeit, CRM-Felder zu vereinfachen, bevor das Team das System komplett aufgibt.

Denn jedes Quartal entscheidet jemand im Operations-Team, dass ein neues Feld nützlich wäre. Branche. Lead-Quelle. Deal-Typ. Entscheidungskriterien. Wettbewerbsumfeld. Drei Monate später ist dieses Feld halb ausgefüllt, uneinheitlich beschriftet, und niemand schaut es sich noch an.

Wiederholen Sie dieses Muster über fünf Jahre und drei CRM-Administratoren, und Sie landen dort, wo die meisten Teams landen: 47 Felder pro Opportunity, Vertriebsmitarbeiter, die das CRM meiden, und Reports, denen niemand traut.

Wiederholen Sie dieses Muster über fünf Jahre und drei CRM-Administratoren, und Sie landen dort, wo die meisten Teams landen: 47 Felder pro Opportunity, Vertriebsmitarbeiter, die das CRM meiden, und Reports, denen niemand traut.

Warum schlechtes CRM-Design entsteht

CRMs wachsen wie Dachböden. Sie wachsen langsam und unbemerkt, bis das System eines Tages so überladen ist, dass niemand mehr etwas Brauchbares findet.

Die Gründe sind vorhersehbar. Eine Marketing-Person bittet um ein individuelles Feld zur Kampagnen-Verfolgung. Die Finanzabteilung braucht ein Feld für Abrechnungscodes. Und Sales Manager wollen einen "Deal-Temperatur"-Score auf einer Skala von 1 bis 10. Jede Anfrage für sich ist nachvollziehbar. Zusammen erzeugen sie aber administrativen Ballast, den niemand bewusst geplant hat.

Hier kommt der Teil, über den niemand spricht. Je mehr Felder Sie hinzufügen, desto schlechter wird die Datenqualität. Denn Mitarbeiter füllen die Felder nicht mehr konsequent aus. Dadurch bekommen die wirklich wichtigen Felder dieselbe halbherzige Behandlung wie die, die ohnehin niemand liest.

Das ist kein Disziplinproblem. Das ist ein Design-Problem. Der einzige Ausweg ist, CRM-Felder zu vereinfachen, nicht noch mehr davon anzulegen.

"Ein CRM mit 47 Feldern pro Opportunity ist nicht umfassend. Es ist ein Friedhof."

Der Test, bevor Sie ein Feld behalten

Bevor wir zu den fünf Feldern kommen, die Sie wahrscheinlich löschen sollten: Hier ist der Test, den Sie auf jedes einzelne CRM-Feld in Ihrem System anwenden sollten.

Ein Feld hat nur dann eine Daseinsberechtigung, wenn mindestens eines davon zutrifft. Erstens: Es löst eine Automatisierung aus. Zweitens: Es erscheint auf einem Dashboard, das tatsächlich jemand nutzt. Drittens: Es filtert einen Report, der eine wöchentliche Entscheidung beeinflusst. Oder viertens: Es verändert, wie ein Deal bearbeitet wird.

Wenn Ihr Feld nichts davon tut, ist es Dekoration. Und Dekoration in einem CRM ist einfach Admin-Aufwand im schicken Gewand. Vereinfachen Sie also Ihre CRM-Felder, indem Sie sich diese Frage bei jedem einzelnen Feld stellen.

Feld Nr. 1 – "Branche" (wenn Sie an alle verkaufen)

Branchen-Klassifizierung wirkt strategisch. Doch wenn man sich ansieht, wie sie tatsächlich genutzt wird, ändert sich das Bild.

Die meisten B2B-Teams haben über 30 Branchenoptionen in ihrem CRM. Und Mitarbeiter wählen uneinheitlich aus. Der eine markiert ein Fintech-Startup als "Finanzdienstleistungen". Der nächste wählt "Technologie". Ein dritter wählt "SaaS". Sechs Monate später ist Ihr branchenbasiertes Reporting nutzlos, weil dieselben Unternehmen auf drei verschiedene Arten kategorisiert wurden.

Löschen Sie es also, es sei denn, Sie haben ein scharf definiertes ICP (Ideal Customer Profile) über genau 3 bis 5 Branchen, mit jeweils eigenem Sales-Vorgehen. Andernfalls ist das Feld nur Rauschen.

Was Sie stattdessen behalten sollten: ein einziges Boolean-Feld. "ICP-Fit: ja/nein." Das ist die ganze Segmentierung, die auf Deal-Ebene wirklich zählt.

Feld Nr. 2 – "Lead-Quelle" (ohne klare Taxonomie)

Lead-Quelle klingt nach dem wichtigsten Feld im CRM. Ist es aber nicht. Zumindest nicht so, wie es die meisten Teams eingerichtet haben.

Hier ist das klassische Muster: ein Dropdown mit über 20 Optionen. Dann fügt jemand "Sonstiges" hinzu. Danach wählt jeder "Sonstiges".

Ohne eine klare Taxonomie, die in dem Moment durchgesetzt wird, in dem der Lead ins System kommt, wird dieses Feld zum archäologischen Beleg vergangener Marketing-Kampagnen. Kein entscheidungsrelevanter Datenpunkt.

Löschen Sie es also, es sei denn, die Lead-Quelle wird automatisch aus Ihrer Marketing-Automation befüllt, mit einer festen Liste von maximal 5 bis 7 Optionen. Denn manuelle Eingabe zerstört dieses Feld.

Was Sie stattdessen behalten sollten: ein vereinfachtes Dropdown mit Kategorien, die tatsächlich unterschiedliche Sales-Vorgehen auslösen, wie Inbound, Outbound, Referral und Partner. Fertig.

Feld Nr. 3 – "Deal-Wahrscheinlichkeit %" (wenn Mitarbeiter einfach raten)

Deal-Wahrscheinlichkeit ist ein beliebtes Feld in Sales Operations. Es ist aber auch der fiktivste Datenpunkt in den meisten CRMs.

So läuft es meist ab. Ein Mitarbeiter wird gefragt: "Wie wahrscheinlich ist es, dass dieser Deal abgeschlossen wird?" Der Mitarbeiter rät aus dem Bauchgefühl. Dann wird die Zahl eingetippt. Niemand hinterfragt sie. Dadurch multipliziert die Forecasting-Software den Deal-Wert mit der Wahrscheinlichkeit und produziert eine Zahl, die wie Daten aussieht, aber auf Gefühlen basiert.

Echte Forecast-Wahrscheinlichkeit entsteht dagegen durch stufenbasierte Gewichtung. Nicht durch das Bauchgefühl der Mitarbeiter. Ein Deal in der Phase "Angebot versendet" liegt historisch vielleicht bei 40 Prozent, während ein Deal in der Phase "mündliche Zusage" bei 80 Prozent liegen könnte. Diese Zahlen basieren auf echten Daten aus vergangenen Deals, nicht darauf, was der Mitarbeiter an einem Dienstagnachmittag hoffte.

Löschen Sie also das manuelle Wahrscheinlichkeitsfeld. Ersetzen Sie es stattdessen durch stufenbasiertes gewichtetes Forecasting, das nicht vom Optimismus der Mitarbeiter abhängt.

Was Sie stattdessen behalten sollten: klare Phasen-Definitionen. Jede Phase hat ihre eigene historische Konversionsrate. Das ist Ihr Forecast.

Feld Nr. 4 – "Nächster Schritt" (ohne Datum)

Jedes CRM hat ein Feld "Nächster Schritt". Die meisten sind aber gefüllt mit Formulierungen wie "nachfassen", "kurz melden", "wieder aufgreifen" und "Update senden".

Doch keines davon ist ein nächster Schritt. Es sind Absichten, die sich als Handlungen verkleiden. Ein echter nächster Schritt hat drei Dinge: erstens eine konkrete Aktion, zweitens eine konkrete verantwortliche Person und drittens ein konkretes Datum. Alles andere ist ein Deal, der stillsteht und dabei beschäftigt aussieht.

Die Lösung ist nicht, das Feld zu löschen. Stattdessen sollten Sie es so umgestalten, dass es nicht mit vagen Formulierungen befüllt werden kann.

Löschen Sie zunächst das offene Textfeld "Nächster Schritt". Ersetzen Sie es dann durch zwei Pflichtfelder: ein Dropdown für den Aktionstyp, plus eine verpflichtende Datumsauswahl.

Was Sie stattdessen behalten sollten: eine strukturierte nächste Aktion mit Typ und Datum. Denn wenn diese beiden nicht ausgefüllt sind, kann der Deal die Phase nicht wechseln. So hört das CRM auf, optional zu sein.

Feld Nr. 5 – "Notizen" (als ein einziges Textfeld für alles)

Das Feld "Notizen" ist der Ort, an dem gute Vorsätze sterben.

Manche Mitarbeiter nutzen es für Anruf-Zusammenfassungen. Andere fügen E-Mail-Verläufe ein. Ein paar schreiben eine einzige Zeile. Der Rest nutzt es gar nicht. Sechs Monate später, wenn jemand nachvollziehen muss, was im Mai-Meeting mit dem Einkaufsverantwortlichen besprochen wurde, ist das Feld "Notizen" ein unstrukturierter Friedhof mit ganz unterschiedlichem Detailgrad.

Moderne CRMs erledigen das automatisch, wenn sie mit Ihrem Kalender, E-Mail- und Telefontools verbunden sind. Das Problem liegt daher selten an der CRM-Funktionalität. Es liegt an der bequemen Standardlösung, "Notizen" als Auffangfeld für alles zu nutzen.

Moderne CRMs erledigen das automatisch, wenn sie mit Ihrem Kalender, E-Mail- und Telefontools verbunden sind. Das Problem liegt also selten an der CRM-Funktionalität. Es liegt an der bequemen Standardlösung, "Notizen" als Auffangfeld für alles zu nutzen.

Löschen Sie also das allgemeine Notizen-Feld. Erzwingen Sie stattdessen strukturierte Aktivitätsprotokolle. Oder nutzen Sie KI-Zusammenfassungstools, die Anruf-Zusammenfassungen automatisch am richtigen Ort protokollieren.

Was Sie stattdessen behalten sollten: eine strukturierte Aktivitäts-Timeline. Jede Interaktion hat ihren eigenen Typ, ihr Datum und ihren Inhalt, was sie durchsuchbar, sortierbar und im Ernstfall tatsächlich nutzbar macht.

Die Disziplin hinter der Vereinfachung von CRM-Feldern

Felder zu löschen fühlt sich destruktiv an. Ist es aber nicht. Denn schlechte Felder sind keine Daten. Sie sind Rauschen. Und Rauschen verdeckt das Signal.

Die meisten Sales-Verantwortlichen scheuen sich davor, CRM-Felder zu vereinfachen, weil irgendjemand, irgendwo, sie vielleicht nutzt. Aber genau das ist das Problem. Wenn Sie nicht wissen, wer ein Feld nutzt oder warum, ist das Feld bereits kaputt. Löschen Sie es, treten die Leute hervor, die es tatsächlich brauchen. Dann melden sie sich. Danach können Sie es richtig neu aufbauen, mit einem echten Anwendungsfall.

Kurz gesagt: Besser 12 CRM-Felder, die Mitarbeiter tatsächlich ausfüllen, als 47 Felder, halb ausgefüllt von Leuten, die das System hassen. Denn ein CRM sollte Handlung antreiben, nicht nur Informationen speichern.

Praktische Checkliste - Ist Ihr CRM überladen?

1. Mitarbeiter beschweren sich offen, dass das CRM zu viel Zeit kostet ☐
2. Sie haben mehr als 25 benutzerdefinierte Felder pro Opportunity ☐
3. Mindestens 30 % Ihrer Felder haben niedrige Ausfüllquoten (unter 60 %) ☐
4. Verschiedene Mitarbeiter füllen dasselbe Feld unterschiedlich aus (keine einheitliche Taxonomie) ☐
5. Sie können nicht sofort 3 Dashboards nennen, die diese Daten nutzen ☐
6. "Sonstiges" ist die meistgenutzte Option in mindestens einem Dropdown ☐
7. Sie haben Felder, die Ähnliches erfassen ("Priorität", "Score", "Temperatur") ☐
8. Das Onboarding neuer Mitarbeiter für das CRM dauert länger als 1 Stunde ☐

Wenn Ihnen drei oder mehr davon bekannt vorkommen, ist Ihr CRM überladen. Zeit also, CRM-Felder zu vereinfachen, bevor das Team das System komplett aufgibt.

The ODB Way

Bei ODB Growth ist das Auditieren des CRM eines der ersten Dinge, die wir tun, wenn wir bei einem Sales-Team einsteigen. Nicht die Konfiguration. Sondern die tatsächlichen Nutzungsmuster.

Zuerst ziehen wir Ausfüllquoten-Reports für jedes Feld. Dann prüfen wir, welche Felder automatisierte Folgenutzungen haben. Danach kontrollieren wir, welche Felder uneinheitlich beschriftet sind. Zum Schluss schlagen wir Löschungen vor, oft Dutzende davon.

Das Ergebnis ist immer gleich. Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Admin-Aufwand und mehr Zeit mit Verkaufen. Zudem steigt die Datenqualität bei den verbleibenden Feldern. Reports werden vertrauenswürdig. Und niemand vermisst die Felder, die wir gelöscht haben.

Denn das Ziel eines CRM ist es nicht, alles zu erfassen. Es ist, im richtigen Moment die richtige Handlung anzustoßen. Wenn Sie CRM-Felder also richtig vereinfachen, wird die Handlung nicht mehr unter Daten begraben, denn genau das ist eines der vier Sales-Leaks, die jedes B2B-Unternehmen hat.