Vijf CRM-velden die je morgen kunt schrappen

De meeste B2B-salesteams verzamelen meer CRM-data dan ze ooit gebruiken. Tijd om jouw CRM-velden te vereenvoudigen voordat het team het systeem helemaal opgeeft.

Elk kwartaal besluit iemand op operations dat een nieuw veld handig zou zijn. Sector. Leadbron. Deal type. Beslissingscriteria. Concurrentielandschap. Maar drie maanden later is dat veld half ingevuld, inconsistent gelabeld, en kijkt er niemand meer naar.

Herhaal dat patroon over vijf jaar en drie CRM-beheerders, en je komt uit waar de meeste teams staan: zevenenveertig velden per deal, verkopers die het CRM vermijden, en rapportages die niemand vertrouwt.

Herhaal dat patroon over vijf jaar en drie CRM-beheerders, en je komt uit waar de meeste teams staan: zevenenveertig velden per deal, verkopers die het CRM vermijden, en rapportages die niemand vertrouwt.

Waarom slecht CRM-ontwerp ontstaat

CRM's groeien zoals zolders groeien. Ze breiden langzaam en stilletjes uit, zonder dat iemand het merkt. Tot op een dag het systeem zo vol staat dat niemand nog iets nuttigs kan vinden.

De redenen zijn voorspelbaar. Iemand van marketing vraagt om een custom veld om campagnes te tracken. Finance heeft een veld nodig voor factuurcodes. En salesmanagers willen een "deal temperature"-score op een schaal van 1 tot 10. Elk verzoek is op zichzelf redelijk. Samen creëren ze administratieve overhead die niemand bewust zo heeft ontworpen.

Dit is het deel waar niemand over praat. Hoe meer velden je toevoegt, hoe slechter de datakwaliteit wordt. Verkopers stoppen namelijk met consistent invullen. Daardoor krijgen de velden die er echt toe doen dezelfde halfslachtige behandeling als de velden die niemand leest.

Dat is geen disciplineprobleem. Dat is een ontwerpprobleem. De enige uitweg is jouw CRM-velden vereenvoudigen, niet er nog meer toevoegen.

"Een CRM met 47 velden per deal is niet volledig. Het is een kerkhof."

De test voordat je een veld behoudt

Voordat we bij de vijf velden komen die je waarschijnlijk moet schrappen, eerst de test die je op elk CRM-veld in jouw systeem zou moeten toepassen.

Een veld verdient het om te bestaan als minstens één van deze dingen waar is. Eén: het triggert een automation. Twee: het staat op een dashboard dat daadwerkelijk gebruikt wordt. Drie: het filtert een rapportage die een wekelijkse beslissing aanstuurt. Of vier: het verandert hoe een deal wordt aangepakt.

Doet jouw veld niets van dat alles? Dan is het decoratie. En decoratie in een CRM is gewoon admin in een mooi jasje. Stel dus deze vraag bij elk veld om jouw CRM-velden te vereenvoudigen.

Veld #1 - "Sector" (als je aan iedereen verkoopt)

Sectorindeling voelt strategisch. Maar kijk je naar hoe het echt gebruikt wordt, dan verandert het beeld.

De meeste B2B-teams hebben 30+ sectoropties in hun CRM. En verkopers kiezen inconsistent. De ene markeert een fintech-startup als "Financiële diensten." Een ander kiest "Technologie." Een derde kiest "SaaS." Zes maanden later is jouw sectorrapportage waardeloos omdat dezelfde bedrijven op drie verschillende manieren gecategoriseerd zijn.

Schrap het dus, tenzij je een scherp gedefinieerd ICP (Ideal Customer Profile) hebt over precies 3 tot 5 sectoren, elk met een eigen sales-aanpak. Anders is het veld ruis.

Wat je in plaats daarvan behoudt: één boolean-veld. "ICP fit: ja/nee." Dat is alle segmentatie die op dealniveau telt.

Veld #2 - "Leadbron" (zonder duidelijke taxonomie)

Leadbron klinkt als het belangrijkste veld in het CRM. Maar dat is het niet. Of tenminste niet zoals de meeste teams het hebben ingericht.

Dit is het klassieke patroon. Een dropdown met 20+ opties. Dan voegt iemand "Overig" toe. Daarna kiest iedereen "Overig."

Zonder een duidelijke taxonomie die wordt afgedwongen op het moment dat de lead het systeem binnenkomt, wordt dit veld archeologisch bewijs van eerdere marketingcampagnes. Geen beslissingsdrijvend datapunt.

Schrap het dus, tenzij leadbron automatisch wordt ingevuld vanuit jouw marketingautomatisering, met een vaste lijst van maximaal 5 tot 7 opties. Handmatige invoer maakt dit veld namelijk kapot.

Wat je in plaats daarvan behoudt: één vereenvoudigde dropdown met categorieën die echt verschillende sales-aanpakken aansturen, zoals Inbound, Outbound, Referral en Partner. Klaar.

Veld #3 - "Deal probability %" (als verkopers gewoon gokken)

Deal probability is een geliefd veld binnen sales operations. Maar het is ook het meest fictieve datapunt in de meeste CRM's.

Zo werkt het meestal. Een verkoper wordt gevraagd: "wat is de kans dat deze deal sluit?" De verkoper gokt op onderbuikgevoel. Dan wordt het getal ingevoerd. Niemand stelt vragen. Forecasting-software vermenigvuldigt vervolgens de dealwaarde met de kans en produceert een getal dat als data oogt, maar op onderbuikgevoel is gebouwd.

Echte forecasting-probability komt daarentegen uit stage-gebaseerde weging. Niet uit het onderbuikgevoel van de verkoper. Een deal in de fase "voorstel verstuurd" scoort historisch bijvoorbeeld 40%, terwijl een deal in "mondelinge toezegging" 80% kan zijn. Die cijfers zijn gebaseerd op echte data uit eerdere deals, niet op wat de verkoper hoopte op een dinsdagmiddag.

Schrap dus het handmatige probability-veld. Vervang het door stage-gebaseerde gewogen forecasting die niet afhankelijk is van optimisme van de verkoper.

Wat je in plaats daarvan behoudt: heldere fasedefinities. Elke fase heeft zijn eigen historische conversieratio. Dat is jouw forecast.

Veld #4 - "Volgende stap" (zonder datum)

Elk CRM heeft een "Volgende stap"-veld. Maar de meeste worden gevuld met zinnen als "opvolgen," "even checken," "terugkomen op," en "update sturen."

Geen van deze zijn echte volgende stappen. Het zijn intenties vermomd als acties. Een echte volgende stap heeft drie elementen: een specifieke actie, een specifiek verantwoordelijke persoon, en een specifieke datum. Alles minder dan dat is een deal die stilstaat terwijl hij druk oogt.

De fix is dus niet om het veld te schrappen. Herontwerp het zo dat het niet met vage taal gevuld kan worden.

Schrap eerst het open tekstveld "Volgende stap." Vervang het dan door twee verplichte velden: een dropdown voor actietype, plus een verplichte datumkiezer.

Wat je in plaats daarvan behoudt: gestructureerde volgende actie met type en datum. Zijn die twee niet ingevuld, dan kan de deal niet naar de volgende fase. Zo stopt het CRM optioneel te zijn.

Veld #5 - "Notities" (als één tekstveld voor alles)

Het "Notities"-veld is de plek waar goede bedoelingen sterven.

Sommige verkopers gebruiken het voor call-samenvattingen. Anderen plakken er e-mailthreads in. Een handjevol schrijft één zin. De rest gebruikt het helemaal niet. Zes maanden later, als iemand moet achterhalen wat er in het meigesprek met de inkoopmanager is besproken, is het "Notities"-veld een ongestructureerd kerkhof van wisselend detail.

Moderne CRM's regelen dit automatisch wanneer ze geïntegreerd zijn met jouw agenda, e-mail en beltools. Het probleem zit dus zelden in de CRM-functionaliteit. Het is de luie standaard om "Notities" te gebruiken als vangnet voor alles.

Moderne CRM's regelen dit automatisch wanneer ze geïntegreerd zijn met jouw agenda, e-mail en beltools. Het probleem zit dus zelden in de CRM-functionaliteit. Het is de luie standaard om "Notities" te gebruiken als vangnet voor alles.

Schrap dus het generieke Notities-veld. Dwing daarna gestructureerde activiteitenlogs af. Of gebruik AI-samenvattingstools die call-samenvattingen automatisch op de juiste plek loggen.

Wat je in plaats daarvan behoudt: een gestructureerde activiteitentijdlijn. Elke interactie heeft zijn eigen type, datum en inhoud, waardoor het doorzoekbaar, sorteerbaar en écht nuttig is wanneer je het nodig hebt.

De discipline achter het vereenvoudigen van CRM-velden

Velden schrappen voelt destructief. Dat is het niet. Slechte velden zijn namelijk geen data. Het is ruis. En ruis verbergt het signaal.

De meeste sales managers zijn bang om hun CRM-velden te vereenvoudigen omdat iemand, ergens, ze misschien gebruikt. Maar dat is precies het probleem. Weet je niet wie een veld gebruikt of waarom, dan is het veld al kapot. Het schrappen ervan brengt de mensen naar boven die het echt nodig hebben. Zij melden zich vanzelf. Daarna bouw je het opnieuw op, met een echte use case.

Kortom: beter 12 CRM-velden die verkopers daadwerkelijk invullen, dan 47 velden die half ingevuld worden door mensen die het systeem hatensysteem. Want jouw CRM moet actie aanjagen, niet alleen informatie opslaan.

Praktische checklist: is jouw CRM opgeblazen?

1. Verkopers klagen openlijk dat het CRM te veel tijd kost ☐
2. Je hebt meer dan 25 custom velden per deal ☐
3. Minstens 30% van jouw velden heeft een laag invulpercentage (onder de 60%) ☐
4. Verschillende verkopers vullen hetzelfde veld anders in (geen standaard taxonomie) ☐
5. Je kunt niet direct 3 dashboards noemen die de data gebruiken ☐
6. "Overig" is de meest gebruikte optie in minstens één dropdown ☐
7. Je hebt velden die vergelijkbare dingen bijhouden ("prioriteit", "score", "temperature") ☐
8. Nieuwe verkopers inwerken op het CRM duurt meer dan 1 uur ☐

Herken je drie of meer? Dan is jouw CRM opgeblazen. Tijd om jouw CRM-velden te vereenvoudigen voordat het team het systeem helemaal opgeeft.

The ODB Way

Bij ODB Growth is het CRM auditen een van de eerste dingen die we doen zodra we bij een commercieel team binnenstappen. Niet de configuratie. De daadwerkelijke gebruikspatronen.

Eerst trekken we invulpercentage-rapportages op voor elk veld. Dan kijken we welke velden geautomatiseerde vervolgtoepassingen hebben. Daarna checken we welke velden inconsistent gelabeld zijn. Tot slot stellen we schrappingen voor, vaak tientallen.

Het resultaat is consistent. Verkopers besteden minder tijd aan admin en meer tijd aan verkopen. Bovendien stijgt de datakwaliteit van de overgebleven velden. Rapportages worden betrouwbaar. En niemand mist de velden die we hebben geschrapt.

Want het doel van een CRM is niet om alles vast te leggen. Het is om op het juiste moment de juiste actie aan te jagen. Als je jouw CRM-velden goed vereenvoudigt, stopt actie met begraven raken onder data, want dit is precies een van de vier sales-lekken die elk B2B-bedrijf heeft.